日程調整メールの英語｜候補日を出して一発で決める書き方（例文つき）

英語で日程調整が長引くのを防ぐなら「目的→候補2〜3→タイムゾーン→所要時間→確認」の順で書く。会議設定・再調整・オンライン前提のテンプレをまとめ。
英語メールの型｜短く書く骨組み

日程調整の英語：候補日を出す書き方

英語の日程調整メール、なぜか往復が増えがちです。

理由はシンプルで、候補が曖昧だから。

相手に「いつ空いてますか？」と投げるほど、返事が遅くなります。

こちらが候補を出して、Yes/Noで選んでもらう方が早い。

今日は、日程調整を最短で決める型を固定します。

結論：日程調整は「目的→候補→タイムゾーン→所要時間→確認」で書く

日程調整で信頼が出るのは、相手の手間を減らした時です。

日程調整メールの型（固定）

  1. 目的：I’d like to schedule a meeting about ___.
  2. 候補（2〜3）：How does ___ / ___ work?
  3. タイムゾーン：Japan time / your time
  4. 所要時間：It will take about 30 minutes.
  5. 確認：Would any of these work?

この順番にすると、相手は「選ぶだけ」になります。

まずはこれだけ：最短テンプレ（コピペOK）

最短テンプレ

Hi ___,

I’d like to schedule a meeting about ___.

How does ___ or ___ work (Japan time)?

It will take about 30 minutes.

Would either work?

Thanks,

これで往復が減ります。

目的の書き方：schedule a meeting about ___ を固定

目的は長く書かない。何の会議かだけ。

  • I’d like to schedule a meeting about Project A.
  • I’d like to schedule a quick call about the contract.
  • I’d like to schedule a meeting to discuss next steps.

コツ

目的は「件名と一致」させると誤解が減ります。

候補の出し方：2つ出すだけで決まる

候補は2つが一番決まりやすいです。

3つにするなら、時間帯をずらす（午前/午後）と親切。

出し方 例
2候補 How does Tue 3 p.m. or Wed 10 a.m. work?
3候補 How does Tue 3 p.m., Wed 10 a.m., or Thu 5 p.m. work?
時間帯で出す How does Tue afternoon or Wed morning work?

迷ったら

How does ___ or ___ work? を固定するとラクです。

タイムゾーン：海外相手なら必ず書く

時差は事故の元なので、短く書いて潰します。

  • (Japan time)
  • (your time)

コツ

括弧でOK。文章にしない方が短くて見やすいです。

所要時間：30分・45分を置くだけで安心感が出る

所要時間があると、相手が予定を入れやすいです。

  • It will take about 30 minutes.
  • It should take 45 minutes.
  • It’ll be a quick call (about 15 minutes).

オンライン前提：リンクは後でもいい、形式だけ先に言う

オンライン会議なら、形式を一言だけ。

  • This will be a Teams meeting.
  • This will be a Zoom call.

例

This will be a Teams meeting.

I’ll send the invite once confirmed.

再調整（リスケ）の言い方：まず謝って、すぐ候補

リスケは、理由より候補が大事です。

リスケの例

Hi ___,

Sorry, I need to reschedule our meeting.

How does Tue 3 p.m. or Wed 10 a.m. work (Japan time)?

Would either work?

Thanks,

場面別：そのまま使える日程調整メール例文

1) 初回の調整（2候補＋30分）

Hi ___,

I’d like to schedule a meeting about Project A.

How does Tue 3 p.m. or Wed 10 a.m. work (Japan time)?

It will take about 30 minutes.

Would either work?

Thanks,

2) 相手の都合を聞く（候補が出せない時の最小）

Hi ___,

I’d like to schedule a quick call.

Could you share a couple of time slots that work for you this week?

Thanks,

3) オンライン前提（招待は後で送る）

Hi ___,

I’d like to schedule a meeting to discuss next steps.

How does Thu 2 p.m. or Fri 11 a.m. work (your time)?

This will be a Teams meeting. I’ll send the invite once confirmed.

Thanks,

今日やること：候補を2つ出すクセを付ける

固定フレーズ

I’d like to schedule a meeting about ___.

How does ___ or ___ work (Japan time)?

次は、会議後の一通を迷わない「フォローアップメール」の英語に進みます。