英語の謝罪メール｜原因より先に対応を示す書き方テンプレ（例文つき）

英語で謝るメールは「謝罪→影響→対応→期限→再発防止（必要なら）」の順で短く書くと信頼が落ちにくい。言い訳に見えない定番フレーズと例文を整理。
英語メールの型｜短く書く骨組み

謝罪メールの英語：原因より先に対応を示す

英語の謝罪メールって、怖いです。

変に書くと、言い訳っぽく見えたり、責任を押し付けた感じになったりする。

でも、謝罪メールで一番大事なのは「何が起きたか」よりどう回復するかです。

原因説明を頑張るほど、相手はイラつきます。先に対処を置く方が信頼が残ります。

今日は、原因より先に対応を示す謝罪メールの型を固定します。

結論：謝罪は「謝罪→影響→対応→期限→（必要なら）再発防止」で書く

謝罪メールで失敗するのは、原因を長く書いてしまう時です。

相手が欲しいのは「じゃあどうなるの？」の答え。

謝罪メールの型（固定）

  1. 謝罪：I’m sorry for ___.
  2. 影響：This may have caused ___.
  3. 対応：We are taking the following steps: ___.
  4. 期限：We’ll get back to you by ___.
  5. 再発防止（必要なら）：We’ll make sure this doesn’t happen again.

原因は書くとしても1行。基本は「対応」が主役です。

まずはこれだけ：最短テンプレ（コピペOK）

最短テンプレ

Hi ___,

I’m sorry for ___.

We are working on it now, and we’ll get back to you by ___.

Thanks,

謝罪は短いほど誠実に見えます。

長くなると、言い訳に見えます。

謝罪の言い方：謝る対象を一言で具体化する

「何に対して謝っているか」を一言で書くと、誠実さが上がります。

状況 言い方
遅れ I’m sorry for the delay.
誤り I’m sorry for the mistake.
行き違い I’m sorry for the confusion.
迷惑をかけた I’m sorry for the inconvenience.

迷ったら

I’m sorry for the delay. / I’m sorry for the confusion.

この2つがよく使えます。

影響を一言：相手の時間を奪ったことを認める

影響を一言入れると、「分かってる感」が出ます。

  • This may have caused inconvenience.
  • I understand this may have impacted your schedule.
  • Thank you for your patience.

コツ

影響は短く。相手の怒りを燃やさないために、説明はしない。

対応を書く：原因より先に“今してること”を置く

ここが一番大事です。

謝るだけだと、相手は不安になります。

対応 言い方
確認中 We are checking the details now.
修正中 We are working on a fix.
再送 We will resend it today.
更新 We will update you by ___.

例

We are checking the details now, and we will update you by tomorrow.

期限を置く：いつ返すかが信頼になる

謝罪メールは、期限がないと不安が残ります。

完了まで時間がかかるなら「次の更新の期限」を置くのが正解です。

  • We’ll get back to you by end of day.
  • We’ll update you by tomorrow.
  • We’ll confirm and follow up by Friday.

コツ

「終わる期限」じゃなくてもいいです。「次に連絡する期限」で十分。

原因は書くなら1行だけ：言い訳に見せない

原因を書きたい時ほど、短く止めます。

原因1行の例

This was due to a system issue.

There was an internal misunderstanding.

コツ

原因を長く書くと、相手は「で？」になります。先に対応を置いてから、原因は1行。

場面別：そのまま使える謝罪メール例文

1) 返信が遅れた

Hi ___,

I’m sorry for the delay.

Thank you for your patience.

We are checking the details now, and we’ll get back to you by end of day.

Thanks,

2) 添付ミス（修正版を送る）

Hi ___,

I’m sorry for the mistake.

We will resend the correct file today.

Thanks,

3) 誤情報を送った（訂正＋次の更新期限）

Hi ___,

I’m sorry for the confusion.

We are checking the details now.

We’ll update you by tomorrow.

Thanks,

よくある失敗：原因説明が長くて逆に燃える

  • 原因の説明が半分以上
  • 相手の事情を想像せず、自分の事情を書く
  • 期限がなく、いつ直るか分からない

謝罪メールは「対応と期限」で信頼を戻します。

原因は必要最低限でOKです。

今日やること：謝罪の最短テンプレを保存する

固定テンプレ

I’m sorry for ___.

We are working on it now, and we’ll get back to you by ___.

次は、候補日を出して一発で決める「日程調整メール」の英語に進みます。